Thuiswerken; bijna iedereen moet eraan geloven, maar hoe overleg je dan met collega’s? Mijn collega’s en ik videobellen (zolang we nog thuis moeten werken) dagelijks via Teams. We beginnen de dag (half negen stipt!) met een ‘Goedemorgen’ en bespreken wat iedereen die dag gaat doen. Zo hebben we een goed beeld van elkaars werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Ook sluiten we de dag samen af. We bespreken wat we die dag bereikt hebben en wensen elkaar een ‘Gezellige avond!’. Videobellen vervangt normale meetings en via videobellen kun je ook bijkletsen met vrienden en familie, waar je momenteel even niet meer mee kunt afspreken. Voorafgaand aan de video call is het slim om te controleren of je apparatuur werkt. Hier tijdens de video call achter komen is natuurlijk een no go. Wat moet je verder niet doen tijdens een – voornamelijk zakelijke gerelateerd – videogesprek? Ik deel vijf veelvoorkomende acties waarvan we denken ‘doe maar gewoon niet’: 1. Te laat komen, of beter gezegd: te laat deelnemen aan de video call Ergernis nummer één is wachten op andere deelnemers denk ik zo, want je weet niet wat de ander aan het doen is. Misschien is hij of zij de meeting wel helemaal vergeten. Wachten in de online-omgeving of aan de telefoon wordt vaak als storender ervaren dan wachten op een collega/afspraak in real life. Log daarom een paar minuutjes van tevoren alvast in. Kun je niet op tijd zijn voor de video call, laat dit dan altijd even weten. 2. Door elkaar heen praten Het is bij een video call extra belangrijk om elkaar te laten uitspreken. Hoe makkelijk het is om je collega tijdens een vergadering te onderbreken, zo irritant is dat tijdens een online videogesprek. Tip: laat elkaar uitpraten, zoek naar een goed moment om de ander te onderbreken, steek bijvoorbeeld je hand op of schrijf hetgeen je wilt aankaarten op en kom er later op terug. 3. Eten Dat je thuis aan het werk bent en wellicht net uit je bed bent gerold, betekent niet dat je een ontbijtje kunt nuttigen tijdens de video call. Een stuk fruit of andere lekkernijen, kauwgom kauwen? Gewoon niet doen. Het is afleidend en storend qua geluid. (Nee Daisy, geen mandarijntjes meer eten 😉 ) 4. Omgevingsgeluiden Zorg ervoor dat je tijdens een video call niet gestoord wordt; een jengelend kind, pratende huisgenoten of de waterkoker op de achtergrond kan echt niet. Daarnaast kunnen je kleding en achtergrond ook afleidend zijn. Uiteraard afhankelijk van met wie je belt, maar kleed je ‘normaal’ aan en verschijn dus niet in je pyjama. Zorg ook voor een rustige en niet geheel onbelangrijk opgeruimde achtergrond, dan kan dit ook niet voor afleiding zorgen of als storend worden ervaren. 5. Niet multitasken De verleiding om tijdens een video call je Facebook, Instagram of iets anders te checken is groot, maar doe het niet. Blijf alert. Zodra je je concentratie verliest, is de kans groot dat je dingen mist. Als je je concentreert verklein je ook het risico dat je vanuit het niets door mensen heen begint te praten. Dat is niet alleen onbeleefd richting diegene die aan het woord was, maar ook verwarrend voor de rest van de deelnemers. En wees eens eerlijk: als de rest van de deelnemers tegenover je zou zitten, pak je ook niet zomaar je telefoon erbij om je social media te checken, toch? P.S. Wees niet net zo ‘slim’ als Jennifer Tot de volgende keer! Groetjes Els
